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Publié le septembre 2nd, 2014 | par Sébastien

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5 solutions pour gérer efficacement l’espace de stockage de sa messagerie

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Les espaces de stockage des fournisseurs de messagerie électronique ne suivent pas les besoins de plus en plus gourmand des utilisateurs. C’est le cas par exemple pour moi avec OVH et 1and1, ou pour des clients avec free, orange etc …

nota : attention, je ne critique pas l’offre et la logique derrière … un compte mail n’est pas à l’origine adapté à faire du stockage de données. Seulement les besoins évoluant (utilisation partagée et multi terminal) … on doit bien trouver des solutions répondant à cette problématique : l’accès aux données permanent.

À ce jour, chez OVH, l’espace de stockage global (en mutualisé) du service mail atteint les 25 Go (pour toutes les boites), alors qu’un compte mail pourra atteindre 5 Go max (c’est déjà très important, d’autant plus que les terminaux mobiles ne disposent pas d’espace de stockage beaucoup plus grand).

L’achat d’espace disque supplémentaire est souvent prohibitif (quand il est proposé …), aussi la solution que je propose (outre le passage sur des boites mail de plus grandes capacités comme gmail – que je ne recommande pas au passage) c’est une gestion plus fine et intelligente de ses données. Procédons !

Étant donné les risques et les opérations décrites ci-dessous, une sauvegarde est obligatoire en cas de suppression accidentelles des données ou bug.

nota : je prends ici le cas particulier de Thunderbird et IMAP, vous adapterez les idées développées à votre MUA (Mail User Agent). Notez également que je ne rentre volontairement pas dans le détail, l’article serait trop long et indigeste. Seules les idées sont abordées, pas les solutions avec une description concise …

Avant propos et précisions sur le contexte

Analogie avec les services postaux

Nous disposons tous d’une boite à lettres (BaL) pour recevoir des courriers, en attendant la récolte (c’est une sorte de tampon). Si le nombre (encombrement) de courriers à récupérer dépasse la capacité de la messagerie, le facteur sera en incapacité de délivrer des messages.

nota : ne relevez pas votre boite à lettres pendant deux mois … vous verrez que le remplissage, surtout avec les publicités, va très vite !

Dans le cas de la messagerie électronique, c’est quasiment identique … La capacité de l’espace courriel proposé par votre fournisseur est déterminé (fixe) et permet de conserver un certain volume d’informations. Au delà de cette limite, vous ne pouvez plus rien recevoir.

Comment se passe la récupération de courriels ?

La récolte des courriels se fait à la demande. Généralement, elle se fait par l’intermédiaire d’un MUA (Mail User Agent) – comme Outlook, Thunderbird, Eudora, Incredimail (sic) – qui se connecte aux serveurs de votre fournisseur de services mail, s’identifie, récupère vos courriels et les affiche ensuite dans la boite de réception. Dans ce cas, les courriels sont récupérés intégralement et vidés du serveur (notez qu’on peut également récupérer les messages et laisser une copie sur le serveur).echange-courriel-internet

nota : quand on utilise le webmail (récolte avec un navigateur internet, directement chez le fournisseur) les courriels restent chez le fournisseur, jusqu’à suppression volontaire.

De « nouveaux » besoins : utilisation permanente et multi-device

Quand on souhaite avoir ses courriels avec soi (recevoir ou lire depuis n’importe quel terminal), il devient rapidement nécessaire d’utiliser un protocole d’échange plus adapté comme IMAP (il existe depuis les années 90 ce protocole hein 😉 ).

nota : je ne rentre pas dans le détail du pourquoi, notez simplement que IMAP permet de centraliser les informations (synchroniser les courriels et arborescence des dossiers).

nota bis : d’ailleurs, aujourd’hui, nous utilisons plutôt des solutions de messagerie collaborative type Zimbra pour l’accès aux contacts, courriels et agenda. C’est bien plus souple et complet, particulièrement pour la maintenance et le partage entre collaborateurs.

En clair, ce qui est affiché sur votre smartphone EST ce qui est affiché sur votre ordinateur ou webmail. Les informations sont centralisées chez le fournisseur (pot commun) et synchronisées avec les terminaux.

Les différents types de courriels ou données

J’en distingue principalement trois …

  • Les données d’actualité : il y a des données dont vous avez besoin fréquemment, des données qui sont d’actualité (échange en cours) etc …
  • Les archives : ces données ne sont pas utilisées tous les jours (rarement, voire jamais), et qui conservent un caractère important. Dans certaines situations, on conserve des traces (preuves) de nos échanges (surtout au boulot).
  • Les données non utiles : des courriels ou fichiers sans importance (spam, corbeille, blagues internet etc …), qui ne nécessite pas la conservation, mais aussi celles qui n’ont rien à faire dans une boite à lettres (comme des photos par ex., une fois chargées dans l’ordinateur, elles n’ont pas lieu d’être conservées dans la BaL sauf dans de rares cas).

Le problème de l’espace de stockage

boite-courriel-pleineAvec l’augmentation du poids des fichiers (essentiellement résolution des photos), du spam (95% du trafic mail) et du nombre de courriels échangés, il est courant de constater des boites à lettres totalisant plus de 10 à 15 Go en local (cela représente à peu près 5 ans de travail). Ce poids est incompatible avec les espaces de stockage conventionnel. Impossible d’utiliser IMAP sans intervention. Deux solutions immédiates se profilent …

  1. augmenter l’espace de stockage,
  2. réduire la taille de la boite aux lettres.

Alors que la première solution parait la plus évidente, quand on regarde de plus près, la solution 2 se détache très nettement (cout, maintenance, flexibilité).

Comment dans ce cas optimiser le volume de votre messagerie préférée ? Une ré organisation s’impose ! Procédons.

1 – Jongler entre le local et le distant

Un moyen efficace d’économiser de l’espace est de jouer sur l’espace de stockage local et distant. Le terminal disposant du plus d’espace disque est l’ordinateur (facteur 200 voire 500 par rapport à une BaL). Pour soulager la boite IMAP (espace disque chez fournisseur courriel), nous allons déplacer les données non nécessaires (archives par exemple) dans le dossier local du client courriel (MUA) (i.e l’ordinateur).

gestion-dossier-local-distant

Je conserve généralement la dernière année de travail avec moi, et quelques dossiers qui sont d’actualité, le reste est considéré comme de l’archive.

De fait, je peux toujours consulter les archives depuis mon ordinateur (poste le plus utilisé et sauvegardé fréquemment). Les courriels d’actualités et de tous les jours restent consultables depuis tous les terminaux (smartphone, tablette, ordinateur ou encore webmail).

Concernant la boite aux lettres de mon compte principal, elle totalisait 9 Go de données (3 ans de travail). Après optimisation, il y a 1,9 Go en IMAP, le reste est en local.

Et comme nous sommes au mois de septembre … cela risque d’être un peu limite avec une boite de 2 Go pour finir l’année … je dois trouver d’autres informations à supprimer.

2 – La gestion des doublons

Sous Thunderbird, j’utilise le plugin Supprimer les messages en double (Alternatif) pour la détection et suppression des doublons. Il est plutôt efficace.

remove-duplicate-messages

Ce type de fonction est très utile puisque sans m’en rendre compte (fusion antérieure de plusieurs comptes etc …), avec le temps, un bon nombre de dossiers contenait des doublons. Plugin à utiliser au début de l’optimisation, si vous êtes organisés, rares sont les doublons.

3 – Organisation : ranger, trier, déplacer et vider régulièrement

Pour chaque client, fournisseur, proche ou catégorie de messages, créer un dossier et ranger vos courriels régulièrement. Je ne conserve presque rien dans la boite « courrier entrant » (uniquement les échanges en cours et messages à traiter).

Plus tard, dans chaque dossier, vous pourrez classer les courriels par taille (poids), et supprimer (ou déplacer) ceux dont vous n’avez {pas|plus} besoin.

Cela permet aussi de retrouver plus rapidement des messages, même si la fonction de recherche de Thunderbird est plutôt efficace !

De même les dossiers « corbeille », « brouillon », ou encore « messages envoyés » sont à surveiller de temps en temps (trash it, move it, quick – erase it …).

4 – Conserver les mails, supprimer les pièces jointes

Dans certains cas, il peut être utile de conserver un mail (trace d’un envoi par ex.) mais pas la pièce jointe associée volumineuse. Il est possible avec Thunderbird de supprimer l’élément désiré dans chaque courriel (sélection fine). Ainsi, il est simple de conserver le corps d’un message d’une part (dans le MUA) et de stocker la pièce jointe sur l’ordinateur d’autre part (donc elle pourra être supprimée du MUA sans problème).

supprimer-piece-jointe

Quand ce travail est réalisé régulièrement et correctement, le poids des courriels restera relativement faible.

5 – De l’utilisation des iDevice

L’utilisation de plusieurs terminaux pour accéder à ses courriels est aussi source de problème.

Je me suis aperçu au fil des années (cela s’est accéléré avec les terminaux mobiles) que chacun (MUA) avait sa façon d’interpréter IMAP et que les dossiers génériques que sont la corbeille, les éléments envoyés, les brouillons n’étaient pas nommés de la même manière.

Ainsi vous pouvez avoir deux, voire trois dossiers ayant la même fonction mais pas gérer par le même logiciel (du terminal). Des doublons donc …

webmail-1and1-dossier-doublons

Bref, quand vous videz la corbeille depuis Thunderbird, vous videz la corbeille de Thunderbird et pas celle de K9 Mail par exemple (MUA sur Android). Et encore moins celle du webmail.

Vérifiez cela une à deux fois fois par an, et faites le ménage (déplacer les messages, supprimer le contenu de dossier inutile). Cela vous fera économiser pas mal d’espace (de l’ordre de 100 à 500 Mo max.) ! D’ailleurs les espaces de stockage des iDevice étant encore relativement limités, ça soulagera autant votre appareil, que votre compte IMAP.

Conclusion

Avec toutes ces astuces, l’espace occupé va fondre en quelques dizaines de minutes. Et avec le temps, vous apprendrez et progresserez dans l’optimisation du stockage de ces données. Aujourd’hui, je conserve mes données (plus d’un an d’historique mail) avec un espace de 2 Go sans aucune difficulté.

espace-disque-serveur-messagerie

Il est certain qu’au départ – si vous n’avez jamais gérer votre boite mail de la sorte – cela va prendre pas mal de temps à tout organiser, trier, remettre en ordre. Cela peut faire peur à certain même. Seulement, voyez plus loin, puisque si vous ne le faites pas, tôt ou tard, vous serez contraint de le faire. Imaginez une boite mail de 20 Go pleine, à trier ! C’est une horreur … Sinon vous ferez comme beaucoup … vous supprimerez tout d’un coup sans réfléchir, par fatigue. Seulement ensuite quand vous souhaiterez trouver une info. et bien vous serez bloqué !

Alors acceptez le changement et allez y progressivement !

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À propos de l'auteur

est professionnel de l'informatique et de la communication internet. Son métier lui donne souvent l'occasion de découvrir du matériel hightech, de développer et approfondir ses compétences dans des domaines complémentaires et variées (référencement, création de site, communication, marketing, formation etc …). Les articles et sujets abordés ici sont le fruit d'expériences de terrain et tentent d'apporter des solutions (ou des éclairages) à des problématiques bien réelles.



3 Responses to 5 solutions pour gérer efficacement l’espace de stockage de sa messagerie

  1. Guillaume says:

    Juste envie de vous dire merci !
    Je ne comprends pas pourquoi j’ai eu autant de mal à trouver une solution à mon problème
    Juste un autre problème : lorsque je copie des dossiers depuis ma boîte imap vers des dossiers locaux (à l’intérieur de thunderbird) j’ai au résultat une copie partielle !
    Certains sous dossiers sont vides dans les dossiers locaux.. Si jamais vous avez une explication/solution je suis preneur 🙂

    Merci 1000 fois pour cet article
    Bonne fin de journée

    • Sébastien says:

      Bonjour,

      faites une copie dossier par dossier pour etre certain et vérifier (à la fin) que tout a été fait.

      Quand le dossiers sont trop volumineux, il arrive que ça plante, je ne sais pas pour quelle raison.

      En limitant le temps de copie, ça résout le problème …

      Sébastien

  2. Bertin says:

    Bonsoir
    je m’appelle Denis Bertin
    Sachez Sebastien que vos conseils me sont tres utiles
    j utilise thunderbird au quotidien et je rencontre quelques problemes recurrents notamment sur l envoi des mails et egalement sur le stockage
    alors ayant lu vos indications je me mets au rangement
    merci

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