Pour numériser les flux de documents, nous recommandons à nos clients l’utilisation d’un scanner de table, une alternative au numériseur du copieur (par exemple), et pour des raisons évidentes de productivité (gain de temps, fatigue déplacement).
nota : particulièrement pour {un collaborateur comptable|un service comptabilité|une étude notariale|une activité libérale} qui gère et traite des centaines voire des milliers de documents jour.
Oui, un copieur nécessite un déplacement, le scanner de table non. Par ailleurs, un équipement dédié à une fonction est souvent bien plus performant qu’un tout en un. Faites l’expérience avec un scanner de table Brother ADS ou PDS et vous ne reviendrez plus en arrière … jamais !
La vitesse de numérisation recto verso est impressionnante, le rendu de qualité, les fonctions nombreuses. Bref, arrêtons les louanges et recentrons nous sur l’objet de l’article : le gain de production avec un scanner de table.
Présentation du scanner ADS-2400N
Le scanner ADS-2400N a été utilisé dans cet article. C’est un scanner professionnel bureautique recto-verso connecté en réseau. Si cet équipement coute relativement cher (près de 400 € HT, entrée de gamme Brother) c’est parce qu’il apporte un gain de productivité à tous ceux qui traitent des flux de documents (dimensionné ici jusqu’à 3000 documents / jours). Le succès de la gamme – outre la robustesse et fiabilité reconnue – réside dans les nombreuses fonctions disponibles (notamment réseau) et son intégration possible dans les workflow dématérialisés et automatisés (type Kofax avec outils de GED). Jugez plutôt …
Dont la connectivité réseau : FTP, SMB, SharePoint etc … compatible AD ! On commande le scanner depuis son ordinateur ou depuis le scanner lui même. Quoi de plus normal vous allez me dire …
Dans la version ADS-2400N ou 3000N, trois touches programmables sont disponibles pour lancer des profils de numérisation.
Dans la version ADS-2800W ou 3600W, un écran tactile est configurable pour de multiples profils de numérisation (jusqu’à 48).
Contexte, analyse et solution
Voici le scenario … le scanner est posé sur une table dans une pièce, 4 collaborateurs travaillent ensemble. Le scanner est connecté en réseau, il est donc totalement autonome. Les collaborateurs se déplacent pour numériser leurs documents et parcours une distance de 3 m maximum. Fini les allers-retours dans les couloirs …
nota : selon les flux de documents, il peut être judicieux d’équiper chaque collaborateur d’un scanner voire imprimante. Fini les déplacements ici …
Deux scenarii se dégagent d’après les besoins clients …
1 – numérisation d’un document composé de plusieurs pages recto verso (ou recto).
2 – numérisation de plusieurs factures différentes, provenant de différents fournisseurs, recto verso (ou non).
Solution
Les documents numérisés arriveront dans un dossier partagé sur le réseau, soit pour être {rangé|classé}, soit pour être envoyé plus tard par messagerie.
nota : il est possible d’envoyer les documents par messagerie également.
Nous allons utiliser les touches programmables à disposition pour répondre à ce besoin.
De l’utilisation des touches programmables …
Le serveur de fichiers à disposition est un NAS Synology, le service FTP a été activé avec un utilisateur créé spécialement pour cette application, i.e le dépôt d’un fichier (après numérisation) dans un dossier partagé, par un utilisateur autorisé (ici le scanner).
Voilà le profil de numérisation une fois créé peut ensuite être attaché à une touche depuis le menu (colonne de gauche) Numérisation vers réseau.
